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(Q&A) 如果現有環境有大石頭,搬不開,要怎麼打造更好的環境呢?

 

問:在我朋友的塗鴉牆上看到,校長說:「沒有一個百分百完美的環境,要不讓自己變得更好,找到更好的環境,要不,打造一個好環境!」如果現有環境有大石頭,搬不開,要怎麼打造更好的環境呢?(剛升主治醫師的迷惘小醫師)

 

 

答:(蔡依橙)「用創業的心態去面對每一天。」或者英文叫做 intrapreneurship,把自己的工作,當成內部創業來看待。在打造團隊與環境之前,利用困境讓自己先變強。實際步驟如下:

 

 

改變自己的微環境:空間與時間最佳化

 

這階段的修練,是讓自己變強、變快:同樣的工作,我能不能作得又快又好。

 

因為你自己要夠強,才知道未來要找怎樣的團隊伙伴,以及如何招募並管理他們。

 

我在台中榮總時,陸陸續續把自己的辦公室打造成:「所有需要的東西都在一手之遙。」雖然超級小間,但什麼都有,看來混亂,但我自己是真的可以「在一隻手的範圍內」迅速找到我要的東西。這是空間的最佳化。

 

 

打造好環境

這是我主治醫師第一年的辦公空間,就一個 L 型 OA,以及鐵櫃。因為空間小東西多,所以顯得有點雜亂,但原則就是一直堆、往上堆。這樣什麼東西都可以在一手之遙拿到。後面大量的文件跟資料夾,都是跟研究有關的資料。

 

 

能用網路就用網路,將一部分低效率的「同步溝通」,改為「非同步溝通」,因為同步溝通很耗能量。同步溝通是電話、會議、見面聊。非同步溝通是電子郵件、Facebook。盡量減少打電話或隨性的聊天溝通,根據研究,每次接電話或閒聊造成的工作中斷,需要約 21 分鐘才能回到原來的效率狀態。這是時間的最佳化。

 

例如,遇到有特殊發現的報告,如果不緊急的,就 email 給臨床醫師。比電話好的是,人家可以有空時才看,不但不會打擾別人,還能附上圖片跟相關期刊。更好的是,藉此建立另一個溝通管道,也增加自己在網路上的專業形象。藉由 email,未來在 Facebook / LinkedIn / Google+ 都很容易聯絡得上。

 

在醫院,面對面的溝通以及總有醫療電話要接,當然是不可避免的,但你可以去察覺哪些是沒有意義也沒有效率的,盡量縮減其時間,並深化「有意義」的溝通,如:你也學得到新知識的跨科諮詢、優秀人才的公私關係建立。

 

所以,表定上班時間 7:30a – 5:30p,我都處理例行報告與臨床事務(要花時間想的疑難雜症例外),這些是即使在片段時間也能處理得很好的事情。中榮醫訊編輯工作,則請同仁盡量用 email 跟我回報,我會在有空的第一時間回饋。疑難雜症諮詢,如果臨床醫師願意直接走來我辦公室,我一定放下手邊工作,提供深度資訊。通常很強的人都很謙虛,會真的自己來。叫 intern 打電話問的,您就……自己看著辦吧。

 

教學,則固定 schedule,實習醫師固定週四 11:00-12:00 教學,這是全部屬於他們的時間,我專心教,年輕人專心學,遲到是你自己的損失,我反正準時結束。住院醫師則固定周四周五對片,因為時間固定,住院醫師也不敢白目,週三就會想辦法把初步報告打好。

 

 

最珍貴的塊狀時間

 

介入性手術,需要極致專注,週三下午,我的手機完全不接,都給同仁處理。

 

少見疑難雜症判讀,需要翻期刊、思考,且臨床醫師等著一份改變患者治療方向的報告,一律下班時專心做,這些特殊病症的處理態度,往往是一個放射科醫師,在醫院逐漸取得「不可取代地位」的關鍵。

 

 

打造好環境

2009 年,我主治醫師第二年,某週一晚上七點的照片。剛開始處理當天疑難雜症中。一邊看影像、一邊重組、一邊翻閱國外期刊找類似案例,做歸納與整理,讓明天臨床醫師查房時看到報告,就有確切的治療方向。

 

 

研究規劃與寫作,需要長時間深度思考,使用週六週日我自己到醫院加班的 8:00a – 8:00p 大型塊狀連續時間處理。

 

這些,都是我們在責備別人、責備主管、責備環境前,所能做的事:先把自己變成超級員工,去碰到環境的極限。

 

所以,別人只是接受完整訓練五年,拿到專科醫師證書、當完 fellow。我卻是教學、研究、醫療、編中榮醫訊、評鑑、疑難雜症諮詢、寫部落格、籌辦活動等,都在一樣的五年內完成。

 

因為,我不浪費時間。

 

 

插播:我對工時的看法

 

我絕對支持勞基法實施,因為人不是鐵打的。這本來就該用法律規範,就跟飛機駕駛一樣。

 

但我也認為,年輕人想成功,要花幾年時間,一週工作 80-100 小時才行。因為別人工作 40 小時,你工作 80 小時,即使產量不到 2.0 倍,也有 1.5 倍。更何況大量的資訊同時湧入,在大腦中所能產生的刺激、體會與視野提升,是指數等級的。

 

「天下武功,唯快不破。」

 

勞基法實施,保障工作合理化,也更有利於「願意利用下班時間死嗑自己增進專業的少數年輕人」顯得突出。

 

為什麼?因為一週工作 40 小時能餬口兼生活,很好。你願意另外用 40 小時進修自己,自然顯得突出。如果大家都被迫一週工作 80 小時,在人類生理的限制下,你不可能工作 120 小時還維持正常功能,即使有心要操自己,也不可能出頭。

 

所以,自願死嗑自己,跟支持全體醫護人員納入勞基法,這兩者並不衝突,甚至是目標一致的。

 

我做主管,或者創業作老闆,也都讓同仁全部照勞基法走,該休假就休假、該發加班費就發。

 

但總有一部分同仁,願意在下班時間還繼續充實自己,學重組、學研究、學疑難雜症、學編輯、學辦活動,這些人工作表現的進步幅度比別人快,自然我們也得給人家相應發展的機會,升任幹部,給予更大的發展空間。

 

 

正向影響身邊的人

 

當你完成上面的自我修練,全科都會發現你是個高效率的工作者,雖然只是把不同的事情分配到不同的時間區塊處理,高效率的完成一件事情,然後接著高效率的完成下一項,但在「沒有經過工作最佳化」的人的眼中,這已經很誇張了,像是三頭六臂八核心一樣。這時,你的產出會是別人的 200% 到 1000% 左右。

 

這不誇張,同樣一天,多數人只能處理約 30 份 chest CT,我能打掉 80 份。有的總醫師中午一個小時半只能做兩台置管引流,我最高記錄做到六台。這都是把工作流程最佳化,就能輕鬆達到的。

 

台灣這樣的快手很多,只是散居各地,而且因為普通人會有種「速度快就是隨便做」的歧視,所以此等快手很少會跟人分享,因為他們也怕講出來後,會飽受平庸之輩攻擊,而影響自己的情緒。快手會隨時把自己的狀況調整到最好,避開情緒起伏也是很重要的一環。

 

這時候的你,身邊會開始出現頻率相同、志同道合的住院醫師與主治醫師,你可以與他們成為友軍,與他們分享如何讓自己變強的方法,並形成一個自己的朋友圈。物以類聚、人以群分,有群優秀的朋友,抱團成長,是很棒的。像是你常見到的新思惟團隊核心成員:瑋琳、佩倫、欣宇,都是我在台中榮總時期,找到的快手們。

 

有了朋友,就能一起做點更酷的事情,發展新領域、分享生活秘訣與資訊。你開始從自己變強,轉而學習經營團隊,在無資源的狀態下,用「聲望」領導。

 

 

打造好環境

與頻率相同的住院醫師、總醫師、主治醫師們一起成長。這是我自己辦的 MDCT team meeting,固定在週一中午 12:30 – 1:30 聚會。除了大家輪流閱讀新知,遇到年會時,全部的人也都選擇上台口頭報告,所以我們還辦了一次「超級學術大道」的口頭報告比賽,找來五位評審,冠軍有獎品的!

 

 

領導力的來源,一是「權力」,一是「聲望」。既然拿不到「權力」,就先鍛鍊自己的「聲望」。

 

這個階段,如果是喜歡 micromanagement 的主管,通常會有所顧忌,認為你用「聲望」集會結社,就是要造反了。建議,這種階段強力對抗,是不可能拿到「權力」的,只是發洩情緒,遭致更大壓制。建議乾脆就不要對抗,用正向的思考,去面對各種猜疑與修理。以誠相待,相敬如賓。

 

這是很重要的人生修練,起飛總要逆風,順風是無法起飛的。優秀的團隊,資源通常是更匱乏且長期被修理的。雖然我沒真的在您的醫院工作過,但你所處的環境,我有很多朋友在裡頭,這種故事連外人都知道不少。

 

 

打造好環境

沒有人是一帆風順的,這照片,是天花板上的管線爆裂,大量的污水灌進辦公室,我自己花了半天時間清理。牆上的壁癌,也能略窺這是怎樣的工作環境。但我們出道的年份資源飽和,能有空間就不錯了。這樣的狀況,也讓我對「風險」與「預防」有了更深刻的理解,也會追問自己:如果課程當天網路基地台掛了,怎麼辦?如果課程當天 Dropbox 掛點,怎麼辦?不好的環境,能訓練人「永遠做好準備」。

 

 

逆風到不能再高飛時,就該離開。

 

如果你經過多年逆風鍛鍊,成為更強大好幾倍的自己,到了「能量全開卻似乎無法再有突破」時,就該考慮轉換跑道了。

 

但請記得,學著在一個被壓制的環境中,測試自己能做到多大,是很好的經驗。因為其實小至科部、醫院,甚至大到社會,都是這樣的運作規矩。你越強,壓制的力量就越大,而且,你成長的就越快。

 

這時候的你,就是隻成年的獅子了,到一望無際的草原上,發展自己的生涯,不會有問題。加油!

 

 

強化自己的專業

 

 

MDCT team meeting

相信你的伙伴 給他們權力

 

講者:蔡依橙 醫師

 

MDCT team 合照

 

很多人,對我們的「多切面電腦斷層」團隊很有興趣,總覺得應該陣容龐大、資源豐碩。很可惜要讓大家失望了,哈哈,核心成員大概就照片裡頭這樣。這次我想談談,兩位具有世界級掃描技術的伙伴:右一的陳明至放射師,以及左一,已退休的林保鐘放射師。

 

 

世界級的放射師

 

我們在國際上發表超過 50 篇「多切面電腦斷層」的論文,所有的研究與案例,幾乎都是他們掃描的。不管是一天大的先天性心臟病超長部位高流速廔管掃描氣喘吁吁的肺高壓患者,都由他們用精湛的技術,獲得珍貴的診斷影像,幫助患者,也讓我們有更多與國際學界分享的素材。

 

有他們的幫助,我的 CT-guided biopsy,方向誤差也才能控制到極小,閃過重要血管。與優秀人才合作的經驗,會上癮的,那是完全信任、高度精準,我們都知道,正在做的,是世界級的事情。

 

CT-guided lung biopsy

 

為什麼他們這麼傑出?說穿了很簡單:因為我們是平等對待的,深切知道,團隊裡頭角色不同,經驗的流通,如果有階級的高低,就流不通了。

 

MDCT team meeting

 

我們每週,有一次中午的 MDCT team meeting,大家都要讀點新知,輪流報告,你報告,我也報告。對於失敗個案的檢討,我個人的想法錯了,就承認,你的決定對了,就鼓勵。

 

放射師站在醫療現場的第一線,任何直覺都有其珍貴的價值,應該去聆聽、去理解、去內化,更要給予犯錯的空間。優秀人才,能從犯錯的過程中學到的,比你預期的還要多很多,是非常寶貴的經驗,不應批評責罵。

 

 

相信伙伴 給予權力

 

說來容易,但其實在醫療圈的人就知道,很多時候,第一線的人員不願意衝、不願意做,只是因為醫師高高在上,用命令的、用責罵的,但出事的時候,卻首先卸責。

 

而我相反,引進技術的時候,因為英文還行,我先從國外經驗引進,指導建置;等技術轉移成熟之後,我詢問、我討論,聆聽第一線伙伴的感覺與作法,並做調整。

 

大方向訂好之後,給他們現場靈活應變的權力,任何特殊狀況,他們都有權決定怎麼掃描,如果失敗,那是我做 leader 的沒教好、沒溝通好;相對的,如果成功,則不吝給伙伴們,鼓勵與讚賞。

 

因為我們起步比歐美國家晚,就必須應變比歐美國家快,才能在已經有非常多文章發表的領域,仍然提出新看法,讓國際期刊驚艷。

 

 

真誠分享,好嗎?

 

有人曾建議我:「醫院派系複雜,你今天帶了幾個放射師,這些人又不是你的人,哪天換去協助別人,技術也學走,這樣太可惜。」

 

的確,我曾經遇過指導的年輕人,學走技術,就為了想苗正根紅,與我撇清關係,並疏遠我。當時的確頂難過的。

 

也曾有長輩當面跟我說,不要以為你的技術多難得,你那麼會教學,策反幾個你教過的學生來做,就全部轉移了。

 

但人生在世,總有些無法妥協的價值。所以,我的解決方法就是:讓自己永遠保持進步,也永遠跟伙伴們分享最新技術。

 

如果哪天伙伴要離開,沒關係,反正我是為台灣醫療界做教育跟投資,不是為了自己,被你服務到的病人,也是我的同胞,很好。至於疏遠或甚至轉而攻擊我的,就想:「算了,反正損失的是你,我們未來的進步與學習,很抱歉,你就沒機會一起跟了。」

 

事實也是如此,與我合作越久的伙伴,往往成績就越豐碩,我也越加珍惜。如果您觀察我們團隊夠久的話,會發現老朋友們一直都出現在我辦的各種活動中,十幾年了,持續一起進步成長。

 

而且,因為這種開放、互惠、分享、平等的團隊文化,呆久了會上癮,所以這幾年,讓我傷心難過的人與事,倒也不多。絕大多數朋友,都一路打拼上來,一同分享榮耀!

 

 

結論

 

是的,世界複雜。但我們可以選擇簡單,更可以選擇真誠待人。我覺得還不錯,您有空也試試。

 

 

報告完成率 突飛猛進

自學行政、管理與領導

 

講者:蔡依橙 醫師

 

那些醫學教育沒教的事 工作人員合照

讓團隊成員,一起留下美好的生命記憶。

 

由於在學術上醫療上行政上的一些特殊表現,許多朋友對我帶領團隊的能力感到好奇。為什麼不管帶領小到 3 個人或大到 55 個人的團隊,都能做出令人難以想像的成績?我也常被問到,如何自學行政、管理與領導?

 

 

醫療環境最適合學習

 

其實,台灣的醫療,是一個很好的環境,訓練我們的行政、管理與領導,只是足堪學習的典範太少。傳統的管理,比較偏向使用高壓、階級、資訊遮蔽,達成壓榨的效果。這在短時間會有明顯的產出,但長時間來說,組織無法持續,更沒辦法有長久的競爭力。

 

為什麼台灣的醫療,是很好的行政訓練環境呢?因為,醫療界階級穩定,健保毛利低,對年輕人來說,是個資源稀少且無法自由動用的環境。因為,裡頭多數是高優質人才,依然懷抱熱情。因為,環境變化太快,每個人都期待有個好的領導者,給他們願景、帶領大家走出一條不一樣的路。

 

 

如何帶領組織改變

 

理解這些特色,要歸納出領導的技巧,其實就很簡單了:辨認高優質且熱情的人才,與他們分享你對組織的短程與長程目標,不只「怎麼做」,還要讓他們知道「為什麼」,以及對他們的人生會有怎樣的幫助。想辦法增加可動用資源,讓這些人成為標竿,組織自然會往你想要的方向動。

 

報告完成率 突飛猛進

到職一個月,科人數不變,卻能立刻拉升報告完成率。

 

透明管理也很重要,你請助理幫忙收集資料,如果只是高壓告知,他會想「這次又要叫我收一堆資料,一定又像上次,放一年什麼動作也沒,那就敷衍一下,可別又把自己弄得那麼累……。」

 

要告訴他,這個資料的目的是什麼、收集的時候哪些是重點,未來可能發表怎樣的論文,取得怎樣的計畫,維持我們團隊的資源,明年希望還能一起合作。在瞭解目標的狀況下,助理收集資料會更精確,而且幫你改進表格,建立除錯機制。因為,他理解到,我們在一條船上,而且辛苦收來的資料,你一定會善待。

 

找住院醫師合作也一樣,一開始就要告訴他 credit 在哪裡,是第一還是通訊給他,這個過程他能學到什麼。如果你不說,在你高談闊論偉大的計畫時,年輕人通常是一邊點頭,但心裡想著:「我應該會被歸類在用後即丟的第四第五作者,或甚至連名字都不會出現,我幹嘛努力?」

 

 

領導沒那麼難

 

這些概念,管理學術語叫做「僕人式領導」,但事實上你不用看書學,就想想自己年輕時候,被壓榨的心情,以及你希望別人怎麼帶領你,就都能自己學會了!

 

至於行政與管理,是比較枝微末節的部分。因為當你作好領導,組織有前進的方向,賞善罰惡清楚,其實不需要花那麼多心神,去防弊與監督,把熱情與價值放到每個成員的心中,在同事們遇到困難的時候協助排除,組織自然會順利前進的。

 

我常說,這叫「腳踏車管理」。腳踏車在前進時,是不用擔心平衡的,只有停滯不前、原地踏步的腳踏車,才需要耗費大量心神與高超技巧,去勉強維持現狀。

 

 

永遠準備好自己

 

所以過去十年,兩個人的研究室,總計產生了超過 50 篇的 SCI 論文;六個人的電腦斷層團隊,完成超過六千例的疑難雜症掃描,多次獲邀國際發表;55 個人的放射科團隊,簡化工作流程、急速拉升報告完成率,並舉辦多次讓工作人員們感到驕傲的大型活動 (那些年生涯策略簡報技巧)。

 

好的領導管理,能讓組織產生神奇的變化,有點像「魔術」,但他絕不該是「騙術」。

 

年輕朋友們,面對全球競爭,單打獨鬥沒有機會,請趁早鍛鍊自己的領導能力,機會來臨時,就能迅速集結志同道合的朋友們,衝一個時代大浪,闖出一番事業!